Política de privacidad

Esta política de privacidad (“Política”) describe la forma en que Workplace Options (“WPO”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”) recopila, protege y utiliza la información de identificación personal (“Información personal”) que usted (“Usuario”, “usted” o “su”) puede proporcionar mientras utiliza cualquiera de sus productos o servicios (colectivamente, “Servicios de EAP” o “Servicios”). También describe las opciones disponibles para usted con respecto a nuestro uso de su Información personal y cómo puede acceder a esta información y actualizarla. Esta Política no se aplica a las prácticas de empresas que no son de nuestra propiedad ni están bajo nuestro control, ni a los individuos que no empleamos ni administramos.

 

Ley aplicable

WPO se compromete a proteger toda la información personal y privada de conformidad con todas y cada una de las leyes, reglamentos y normas aplicables, incluidas, entre otras, las normas establecidas en los Estados Unidos en virtud de la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud (HITECH) y en el Reino Unido en virtud de la Ley de Protección de Datos de 2018. En caso de que se utilicen nuestros servicios dentro de la Unión Europea, WPO está sujeta al Marco del Escudo de la Privacidad, al Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679), en vigor a partir del 25 de mayo de 2018 y a cualquier legislación nacional que implemente lo anterior. La base legal de la transferencia de datos UE-EE. UU. Se basa en las cláusulas modelo de la UE (cláusulas contractuales estándar) y las excepciones según el artículo 49 del RGPD.

¿Para qué es esta política de privacidad?

Nuestra política de privacidad está diseñada para proteger la privacidad de los individuos. En ella se explica qué información recogemos de los visitantes de este sitio y de los miembros a los que prestamos servicios utilizando nuestros sitios web, aplicaciones y distintos servicios basados en plataformas en el transcurso de nuestra relación, cómo utilizamos esa información y cómo los visitantes y/o miembros pueden actualizar y verificar los usos de la información proporcionada. Actualizaremos esta política periódicamente para proteger su información personal. Le animamos a que revise esta política periódicamente para mantenerse al día sobre cómo utilizamos y protegemos su información y mejoramos continuamente el contenido de nuestros sitios web/aplicaciones móviles y nuestros servicios. Si realizamos cambios sustanciales en la recopilación, el uso y/o la divulgación de la información personal que nos proporciona, se lo notificaremos mediante la publicación de un aviso claro y claramente visible. Antes de utilizar nuestros servicios, se le pidió que aceptara los términos de esta Política de privacidad.

WPO mantiene las salvaguardias administrativas, técnicas y físicas pertinentes, diseñadas para proteger su información personal de acuerdo con la ley aplicable. WPO utiliza un cifrado que cumple con los estándares de la industria para este sitio web. WPO no evaluará ningún ordenador, tableta u otro dispositivo móvil que pueda utilizar para acceder a los servicios de WPO para el manejo seguro de su información personal. WPO rechaza cualquier responsabilidad por cualquier pérdida que resulte de cualquier deficiencia de seguridad y protección de datos que se origine en sus propios dispositivos electrónicos.

 

¿Qué tipo de información recogemos?

Debe estar registrado con WPO para tener acceso a nuestro servicio. WPO puede recopilar cierta información a partir de funciones interactivas como encuestas en línea, formularios de contacto y de registro, y mediante el uso de «cookies» como se explica a continuación. La información que WPO recibe de esta manera depende de la configuración de su navegador. Por ejemplo, si visita este sitio web para leer o descargar información, como información sobre una enfermedad o sobre uno de los productos de WPO, WPO puede recopilar cierta información anónima, no restringida y no personal sobre usted desde su ordenador, incluido el tipo de software de navegación web que utiliza, los enlaces que selecciona, los datos de tráfico, el nombre de su dominio de Internet, la dirección de Internet del sitio web utilizado para el acceso, los datos de localización, las páginas que ha visitado en este sitio web, los registros web y otros datos de comunicación.

Dependiendo de sus elecciones, productos y servicios (por ejemplo, para servicios de salud y comportamiento), WPO puede recopilar y procesar información personal, con su consentimiento explícito, que puede incluir:

  • nombre
  • fecha de nacimiento/otros registros de estadísticas vitales
  • correo electrónico
  • dirección física/correo postal
  • número de teléfono
  • origen étnico o racial
  • orientación sexual o creencias religiosas
  • número de identificación personal/número de residencia
  • información personal de salud
  • información sobre la salud de su familia.

Los usuarios que no estén seguros de qué información es obligatoria pueden ponerse en contacto con nosotros.

 

¿Qué tipo de información recogemos (Aplicación Móvil)?

Cuando utiliza la aplicación móvil, nuestros servidores registran automáticamente la información que envía su dispositivo. Estos datos pueden incluir información como la dirección IP y la ubicación de su dispositivo, el nombre y la versión del dispositivo, el tipo y la versión del sistema operativo, las preferencias de idioma, la información que busca en nuestra aplicación móvil, las fechas y horas de acceso y otras estadísticas. Podrá controlar los permisos de ubicación y otros parámetros específicos del dispositivo en función de su dispositivo (por ejemplo, la ubicación, las notificaciones). Si decide no permitir este acceso, es posible que algunos servicios no funcionen de manera eficaz como se espera.

Si desea utilizar las funciones de la aplicación móvil, se le pedirá que proporcione cierta información personal (por ejemplo, su nombre y dirección de correo electrónico). Recibimos y almacenamos toda la información que usted nos proporciona conscientemente cuando crea una cuenta o rellena cualquier formulario en línea en la aplicación móvil. Cuando sea necesario, esta información puede incluir su dirección de correo electrónico, nombre, número de teléfono u otra información personal para completar el registro. Si decide no proporcionarnos su información personal, es posible que no pueda aprovechar las funciones de la aplicación móvil. Los usuarios que no estén seguros de qué información es obligatoria pueden ponerse en contacto con nosotros.

 

¿Qué tipo de información recogemos (procesamiento de pagos)?

Utilizamos un procesador de pagos de terceros para procesar los pagos en nuestro sitio web. En relación con el procesamiento de dichos pagos, no conservamos ninguna información personal identificable ni ninguna información financiera, como los números de las tarjetas de crédito. Más bien, toda esa información se proporciona directamente a nuestro procesador independiente, Stripe, cuyo uso de su información personal se rige por la política de privacidad, que puede verse en https://stripe.com/us/privacy.

 

¿Qué tipo de información recogemos? (Adapt)

Utilizamos SurveyMonkey para realizar el estudio. No recopilamos ni conservamos ninguna información de identificación personal. SurveyMonkey utiliza cookies para administrar la encuesta de manera efectiva. Se puede encontrar más información sobre las cookies aquí.

 

Cookies

En la operación de los Servicios, podemos usar una tecnología llamada «cookies». Una cookie es una pieza de información que el ordenador que alberga nuestros Servicios da a su navegador cuando accede a los Servicios. Nuestras cookies ayudan a proporcionar funcionalidad adicional a los Servicios y nos ayudan a analizar el uso de los Servicios con mayor precisión. Por ejemplo, nuestros Servicios pueden establecer una cookie en su navegador que le permite acceder a los Servicios sin necesidad de recordar y luego ingresar una contraseña más de una vez durante una visita a los Servicios y/o mantener una sesión iniciada. En todos los casos en los que usemos cookies, no recogeremos datos personales excepto con su permiso. En la mayoría de los navegadores web, encontrará una sección de “ayuda” en la barra de herramientas. Por favor, consulte esta sección para obtener información sobre cómo recibir una notificación cuando reciba una nueva cookie y cómo desactivar las cookies. Recomendamos que deje las cookies activadas porque le permiten aprovechar algunas de las características de los Servicios.

 

La gestión de la información personal

Usted puede acceder a, actualizar y eliminar cierta información personal sobre su persona. La información que puede ver, actualizar y eliminar puede cambiar dependiendo de los servicios. Sin embargo, cuando actualiza la información, podemos mantener una copia de la información no revisada en nuestros registros. Conservaremos y utilizaremos su información personal durante el período necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos, a menos que la ley requiera o permita un período de conservación más largo. Podemos utilizar cualquier dato agregado derivado de o asociado a su información personal después de que usted la actualice o la elimine, pero no de una manera que lo identifique personalmente. Con fines estadísticos, utilizamos únicamente datos anónimos. Una vez que expire el período de conservación, la información personal será eliminada o anonimizada. Por lo tanto, el derecho de acceso, el derecho de supresión, el derecho de rectificación y el derecho a la portabilidad de los datos no pueden hacerse valer después de la finalización del período de conservación.

 

¿Cómo se utilizará su información personal?

Cualquier información que recopilemos de usted puede ser utilizada para proporcionarle servicios, contactarlo en relación con nuestros servicios, mantenerlo actualizado sobre nuestras ofertas, personalizar su experiencia; mejorar nuestros servicios/productos; mejorar el servicio al cliente y responder a las consultas y correos electrónicos de nuestros clientes; enviar correos electrónicos de notificación como recordatorios de contraseñas, actualizaciones, etc.; ejecutar y operar nuestra Plataforma y Servicios. La información reunida de forma automática se utiliza únicamente para identificar posibles casos de abuso y establecer información estadística sobre el tráfico y el uso de sitios web y aplicaciones móviles. Esta información estadística no se agrega de ninguna otra manera de forma que permita identificar a ningún usuario particular del sistema.

Sus empleadores no tendrán acceso a sus Datos Personales almacenados en los sistemas de WPO. No obstante, si un empleador proporciona un plan de incentivos que ofrece una recompensa por completar los programas en línea de WPO, con su consentimiento explícito al haber marcado la casilla correspondiente en la página de registro, WPO podrá compartir su información personal con su empleador, incluyendo su nombre, identificación de empleado y datos sobre qué programas o evaluaciones en línea ha completado, fechas incluidas. No se revelará a su empleador la puntuación ni las respuestas de sus programas en línea como parte del plan de incentivos.

Si su empleador proporciona un plan de formación que incluye una solicitud de divulgación por parte de un formador de WPO, con su consentimiento explícito al haber marcado la casilla correspondiente en la página de registro, el formador podrá ponerse en contacto con usted a través de la información de contacto y las preferencias que haya indicado. Su empleador no recibirá ningún dato relacionado con el contenido de su conversación con el formador. Sin embargo, WPO podrá compartir con su empleador sus datos personales, incluyendo su nombre, identificación de empleado y el número de sesiones de formación que ha completado, fechas incluidas.

WPO es el controlador de datos con respecto a los datos personales recogidos directamente de los miembros de nuestros Servicios. Podemos procesar la información personal relacionada con usted si se aplica una de las siguientes condiciones: (i) Ha dado su consentimiento para uno o más propósitos específicos. Tenga en cuenta que, en virtud de algunas legislaciones, se nos puede permitir procesar la información hasta que usted se oponga a dicho procesamiento (rechazando la posibilidad de hacerlo), sin tener que depender de su consentimiento o de cualquier otra de las siguientes bases legales que se indican a continuación. This, however, does not apply, whenever the processing of Personal Information is subject to European data protection law; (ii) Provision of information is necessary for the performance of an agreement with you and/or for any pre-contractual obligations thereof; (iii) Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which you are subject; (iv) Processing is related to a task that is carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in us; (v) Processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by us or by a third party. En cualquier caso, nos complacerá aclarar la base jurídica específica que se aplica al tratamiento y, en particular, si el suministro de información personal es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para celebrar un contrato.

 

Transferencia y almacenamiento de información

WPO puede transferir la información personal recopilada sobre usted a países distintos al país en el que se recopiló originalmente la información. Estas transferencias se realizarán a un centro de servicios operado por WPO o uno de la red de proveedores de WPO para brindarle el servicio que solicitó. WPO se adhiere a las garantías adecuadas requeridas para las transferencias internacionales de su información personal fuera del Espacio Económico Europeo. Si se encuentra en la Unión Europea o Suiza, WPO puede transferir datos fuera de la Unión Europea de acuerdo con los estándares establecidos por la ley de la Unión Europea, incluidas las derogaciones basadas en el Artículo 49 del GDPR y las cláusulas modelo de la UE. Sin embargo, el acceso a su información personal se puede proporcionar sólo en base a la “necesidad de conocer” para que WPO pueda prestar sus servicios a su solicitud; su información personal no será revelada a ninguna otra persona o entidad que no sea en informes agregados o en forma anónima sin su consentimiento. El almacenamiento de datos personales del EEE se mantiene en la propia Unión Europea.

 

¿Con quién compartimos su información?

No vendemos su dirección de correo electrónico u otra información que lo identifique a terceros. Sin embargo, sí compartimos su información con empresas que forman parte de WPO, incluidos nuestros centros de entrega global, o con terceros seleccionados para perseguir los objetivos establecidos en esta Política, en otros contactos con usted o en el sitio (por ejemplo, servicios de mailing) que le envían publicidad adicional y material informativo que puede ser de su interés.

Divulgamos información sobre usted a otros cuando creemos, de buena fe, que estamos obligados a hacerlo bien por ley o por un proceso legal, para contestar requerimientos o para proteger los derechos, propiedad o seguridad de WPO o de otros.

 

¿Qué información podemos estar obligados a revelar?

En determinadas circunstancias, cabe esperar que WPO revele datos personales. Esas circunstancias abarcan las establecidas en el Artículo 6.1 del RGPD, donde se establece que el tratamiento será legítimo únicamente si, y en la medida en que, al menos uno de los siguientes casos resulte de aplicación:

  • el titular de los datos ha prestado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o más fines específicos;
  • el tratamiento es necesario para la ejecución del contrato del que el titular de los datos forma parte o a efectos de tomar las medidas necesarias, a petición del titular de dichos datos, antes de formalizar el contrato;
  • el tratamiento es necesario para cumplir con las obligaciones legales a las que el responsable del fichero está sujeto;
  • el tratamiento es necesario con el fin de proteger los intereses vitales del titular de los datos o de otra persona física;
  • el tratamiento es necesario para la ejecución de una tarea que se lleva a cabo a interés público o en el ejercicio de una autoridad oficial que se la ha conferido al responsable del fichero;
  • el tratamiento es necesario a efectos de intereses legítimos reivindicados por el responsable del fichero o por terceros, salvo cuando tales intereses se invalidan, o por los intereses o derechos y libertades fundamentales del titular de los datos que requiere de la protección de sus datos personales, especialmente cuando dicho titular es un menor.

 

¿Cuáles son sus derechos?

Tiene determinados derechos con respecto a la información personal que WPO recopila y mantiene sobre usted. WPO le ofrece varias opciones con respecto a qué información personal recopilamos sobre usted, cómo se usa esa información y cómo WPO se comunica con usted:

  • Puede exigir que WPO recopile y trate su información personal de manera justa y conforme a la ley aplicable.
  • Puede optar por no facilitar su información personal a WPO rechazando llevar a cabo transacciones electrónicas.
  • Puede elegir no contar con un número exclusivo de identificación de cookies asignado en su ordenador.
  • Sus datos personales pueden usarse para fines de análisis estadísticos y de informes de manera que no sea posible identificarle.
  • Podrá aceptar la divulgación de parte o toda su información personal a cualquier persona u organización prestando su consentimiento a WPO. De lo contrario, sus datos personales no se revelarán de manera habitual salvo que WPO tenga la obligación legal de hacerlo.
  • Podrá revocar cualquier consentimiento que haya prestado anteriormente a WPO o, por motivos legítimos, rechazar en cualquier momento el tratamiento de su información personal o datos de categorías específicas que considere que es información sensible.
  • Tiene derecho a la portabilidad de datos, de modo que puede recuperar y volver a usar su información personal para sus propios fines.
  • Tiene derecho a solicitar, en cualquier momento, la corrección de cualesquiera error u errores en su información personal que se haya recopilado y tratado por parte de WPO.
  • Tiene derecho a presentar reclamaciones ante cualquier autoridad de supervisión.
  • En determinadas circunstancias, tiene derecho a acogerse a un arbitraje vinculante para resolver toda disputa relacionada con la recopilación, tratamiento, almacenamiento y/o divulgación de su información personal.
  • Conforme a las disposiciones de la ley local, tendrá derecho a: (a) solicitar el acceso a y recibir información acerca de los datos personales que WPO recopila y mantiene sobre usted; (b) actualizar y modificar errores en su información personal y; (c) bloquear o eliminar su información personal, cuando proceda.
  • Tiene derecho a solicitar a WPO que ya no recopile su información personal para fines informativos (a saber, enviarle información mediante correo electrónico o mensajes de texto, consultarle su opinión sobre los productos y servicios de WPO) rechazando su consentimiento. En cualquier momento puede ejercer el derecho a impedir dicho tratamiento poniéndose en contacto con WPO.

En cumplimiento de los Principios del Escudo de Privacidad, WPO se compromete a resolver las reclamaciones acerca de nuestra recopilación o uso de su información personal. WPO está sujeto a las competencias coercitivas y de investigación de la Comisión Federal de Comercio. Las personas físicas con domicilio en la UE y/o en Suiza que tengan consultas o presenten reclamaciones con respecto a nuestra política del Escudo de Privacidad, deberán primero ponerse en contacto con WPO en: dataprotection@workplaceoptions.com

Asimismo, WPO se compromete a cooperar con el grupo establecido por las autoridades de protección de datos (DPA) de la UE y del Comisionado Federal suizo para la Información y Protección de Datos (FDPIC) en lo que respecta a las quejas no resueltas del Escudo de Privacidad, correspondientes a los datos transferidos de la UE a Suiza.

 

La privacidad de los niños

El servicio a los menores se presta únicamente con el consentimiento de los padres y tutores legales. Animamos a los padres y tutores legales a que supervisen el uso de Internet de sus hijos y a que ayuden a hacer cumplir esta Política dando instrucciones a sus hijos para que nunca proporcionen información personal a través de nuestro Servicio sin su permiso. Si tiene razones para creer que un niño menor de 18 años nos ha proporcionado información personal, póngase en contacto con nosotros. También debe tener al menos 18 años de edad para consentir el procesamiento de su Información Personal en su país (en algunos países podemos permitir que su padre o tutor lo haga en su nombre).

 

Seguridad de sus datos

Sus datos personales que nos haya facilitado se asegurarán tomando todas las medidas técnicas y organizativas necesarias de tal manera que sean inaccesibles a terceros no autorizados. Cuando envíe información o datos especialmente sensibles, se recomienda que use el servicio postal, ya que no se puede garantizar una seguridad plena mediante el correo electrónico.

 

Duración del almacenamiento

Los datos personales que nos haya facilitado se almacenarán durante el uso de la página web o en caso de entrega de información, servicios o prestación de asistencia, hasta que expire el periodo de almacenamiento legal, teniendo en cuenta los principios básicos del RGPD y BDSG en la medida en que la ley lo permita.

 

Filtración de datos

En caso de que tengamos conocimiento de que la seguridad de las aplicaciones y/o la plataforma se ha visto comprometida o de que la información personal de los usuarios se ha revelado a terceros no relacionados como resultado de una actividad externa, incluidos, entre otros, ataques a la seguridad o fraude, nos reservamos el derecho de adoptar las medidas razonablemente apropiadas, incluidas, entre otras, la investigación y la presentación de informes, así como la notificación a las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley y la cooperación con ellas. En caso de una filtración de datos, haremos los esfuerzos razonables para notificar a las personas afectadas si creemos que existe un riesgo razonable de daño al usuario como resultado de la filtración o si la notificación es requerida por la ley. Cuando lo hagamos, le enviaremos un correo electrónico.

 

Obligaciones legales

Revelaremos cualquier información que recopilemos, utilicemos o recibamos si la ley lo requiere o lo permite, como por ejemplo para cumplir con una citación o un proceso legal similar, y cuando creamos de buena fe que la revelación es necesaria para proteger nuestros derechos, proteger su seguridad o la seguridad de otros, investigar un fraude o responder a una solicitud del gobierno. En el caso de que se produzca una transición empresarial, como una fusión o adquisición por parte de otra empresa, o la venta de toda o parte de nuestros activos, es probable que su cuenta de usuario y la información personal se encuentren entre los activos que se transfieran.

 

Otras preguntas o dudas

Si tiene cualquier pregunta o duda sobre nuestra política de privacidad o sobre la recopilación de su información, puede ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento en la siguiente dirección:

Data Protection Officer of Workplace Options
Robert Niedermeier,
Data Business Services GmbH & Co. KG
dataprotection@workplaceoptions.com

Tenga en cuenta que el correo electrónico no es la forma más segura de comunicación, por lo que le recomendamos que no envíe datos personales sensibles por correo electrónico en primera instancia.

 

Jurisdicción y ley aplicable

Las leyes del Estado de Carolina del Norte resultan de aplicación a la presente Declaración de Privacidad (la “Declaración”) en la medida en que no quede anulada por la ley local vigente, como el RGPD para los titulares de datos dentro del EEE. Acepta de manera irrevocable la jurisdicción de los tribunales ubicados en el condado de Wake, Estado de Carolina del Norte, EE.UU., para cualquier acción legal que emane de o esté relacionada con la presente Declaración en caso de que la ley local no le otorgue el derecho ineludible de presentar una solicitud ante su tribunal local. Si la información y los materiales que se presentan en esta página web incluyen la venta de productos (a saber, publicaciones, libros), entonces cualquiera de los siguientes derechos y obligaciones que usted o WPO pueda tener no se regirán por la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (“CISG”) y, por tanto, queda excluida su aplicación. Podrá acceder a la página web desde cualquier parte del mundo. Si el uso de cualquier prestación que ofrece esta página web entra en conflicto con las leyes de su región, entonces WPO podrá solicitarle que no haga uso de la página web. Usted es responsable de conocer y comprender por su parte las leyes de su región, así como de cumplirlas.

 

Aceptación de esta política

Usted declara que ha leído esta política y que está de acuerdo con todos sus términos y condiciones. Al utilizar el sitio web/aplicaciones o sus servicios, usted consiente en someterse a esta Política. Si no está de acuerdo con los términos de esta Política, no está autorizado a utilizar o acceder a nuestro sitio web/aplicaciones y sus servicios.