Come fase preliminare per l’implementazione di un Programma globale di assistenza ai dipendenti (GEAP) in località con problemi infrastrutturali, una multinazionale americana del settore petrolifero e del gas ha incaricato Workplace Options (WPO) di eseguire un’analisi delle risorse della comunità e una valutazione delle esigenze per determinare le lacune tra le esigenze dei dipendenti e le risorse organizzative e comunitarie esistenti.
SITUAZIONE
L’ambito di questo progetto includeva 10.000 dipendenti in 40 sedi di lavoro, in 10 uffici amministrativi e 30 sedi remote o fuori sede. Il progetto ha raccolto dati da ogni sede su: – L’ambiente di lavoro in ogni struttura (lavoro svolto, volumi, orari e turni) – Pressioni/rischi aziendali e dei lavoratori correlati al lavoro – Dati demografici della forza lavoro – Tradizioni e pratiche culturali locali in ogni sede – Prospettiva del team HR e di gestione – Problemi specifici di gestione della vita affrontati dai dipendenti – Risorse aziendali esistenti – Pratiche di comunicazione aziendali o specifiche del sito
AZIONE
Questo progetto è stato suddiviso in quattro fasi che hanno una durata di quattro mesi. WPO ha lavorato con un Project Planning Team per garantire che ogni sede fosse rappresentata da stakeholder chiave che conoscessero la sede. Fase 1: Pianificazione WPO ha incontrato il management team per discutere e finalizzare gli obiettivi generali e approvare l’ambito del progetto, i requisiti aziendali critici, gli stakeholder interni, la pianificazione del progetto e i risultati previsti. Abbiamo appreso che tre stakeholder erano scettici sul fatto che un GEAP potesse essere efficace data l’entità delle sfide ambientali nelle loro sedi. Le sedi sono state segnalate per un esame più approfondito. Fase 2: Valutazione delle esigenze Questa fase ha raccolto dati dagli stakeholder locali in HR, Occupational Health, manager e dipendenti. I dati sono stati raccolti da interviste individuali, focus group e sondaggi online. Il team ha analizzato i dati per rivelare le principali preoccupazioni comuni, insieme a problemi locali specifici. Fase 3: Analisi delle risorse della comunità in loco Un’analisi approfondita delle risorse esistenti ha incluso un esame ad ampio raggio dell’infrastruttura in ciascuna comunità. Durante questa fase, sono stati categorizzati i problemi che hanno un impatto sulla vita quotidiana, come traffico/trasporti, sicurezza, connettività Internet e capacità energetica. Sono state identificate risorse rilevanti nelle comunità, come ospedali, istituti scolastici, programmi di assistenza ai non autosufficienti e altri servizi e risorse umane. Il team ha sviluppato dei crosswalk dalle esigenze e dalle sfide identificate nella Fase 2 alle risorse nella Fase 3. La mappatura ha generato un’ampia panoramica delle risorse esistenti e ha evidenziato le aree di lacuna. Fase 4: Raccomandazioni I dati della valutazione e dell’analisi hanno informato le raccomandazioni, tra cui: – Una revisione dei benefici per determinare la comunicazione o la formazione relative alle aree di lacuna nella comunità – Formazione delle risorse umane sulle sfide e sulle strategie di risoluzione affrontate dai dipendenti in ogni sede – Partnership con organizzazioni locali che rispondono ad alcune delle aree di lacuna scoperte – Adattamenti GEAP (reclutamento di ulteriori professionisti clinici, briefing di acculturazione, modifiche di comunicazione e promozione per raggiungere popolazioni remote e offshore, formazione sulla resilienza dei dipendenti)
RISULTATO
Il progetto ha portato a una comprensione approfondita da parte del cliente dei fattori che hanno un impatto maggiore sulla qualità complessiva dell’esperienza del lavoratore. Le fasi 2 e 3 hanno rivelato sfide specifiche relative allo stile di vita e agli orari di lavoro, nonché quelle che coinvolgono traffico, sicurezza e connettività Internet che erano al di fuori del controllo dell’organizzazione. Pertanto, sono stati implementati programmi di formazione per aiutare gli individui a gestire le proprie risposte. Le risorse umane hanno ricevuto strategie proattive che potevano essere utilizzate durante il coaching e il feedback ai dipendenti. Il team ha affrontato le preoccupazioni precedenti segnalate da scettici responsabili delle risorse umane e personale della salute sul lavoro. Incontrandosi, il team del progetto è stato in grado di dimostrare come le lacune nei programmi, sebbene non tutte risolvibili, potessero essere gestite utilizzando strategie di coping pertinenti e programmi di formazione proattivi. Infine, implementando le raccomandazioni sviluppate come adattamenti del programma, il programma GEAP ha prodotto i seguenti risultati positivi. – Il team delle risorse umane segnala alti livelli di soddisfazione quando si fa riferimento al GEAP come risorsa per i problemi dei dipendenti – L’utilizzo del programma di consulenza e di conciliazione vita-lavoro rimane superiore alla media per i programmi nell’area – Le risorse umane hanno segnalato un solido utilizzo della funzionalità Manager Assist – I programmi di formazione in loco sono molto frequentati e altamente valutati – I dipendenti nelle sedi sul campo valutano positivamente l’accesso ai webinar e alla consulenza in loco
Questo caso di studio si basa su una situazione reale, ma alcuni dettagli sono stati modificati per garantirne la riservatezza.
