6 Gennaio 2025
2 anni

Quattro passaggi per affrontare argomenti delicati con i dipendenti

Redattore

Come affrontare argomenti delicati con i dipendenti?

Janet ha frequentato un college della Ivy League e ha conseguito un MBA. Tuttavia, come nuova manager, si è trovata ad affrontare un problema che non era mai stato trattato nei suoi corsi. Diversi membri del suo team si lamentavano dell’odore corporeo di un collega e Janet doveva intervenire. I manager ti diranno che affrontare questioni delicate con i dipendenti è una funzione lavorativa comune, sebbene non sia solitamente inclusa in una descrizione del lavoro. Altre conversazioni potenzialmente difficili riguardano violazioni del dress code, aspetto trasandato, grammatica scadente, spazio di lavoro sporco o odori di cibo, solo per citarne alcuni. Sebbene evitare l’argomento possa essere più confortevole per il manager, può danneggiare il morale generale e potenzialmente portare al turnover del personale. Pertanto, è importante che i manager imparino come avere conversazioni difficili con i dipendenti in modi emotivamente sani. Di seguito sono riportati quattro passaggi suggeriti per aiutare i manager a prepararsi.

Primo passo: pensare oltre il problema attuale.

Innanzitutto, un manager dovrebbe considerare se il problema potrebbe essere un sintomo di un problema più grande. Le domande da porre includono le seguenti:

Il dipendente si assenta dal lavoro più spesso o arriva in ritardo?
Le prestazioni sono diminuite?
Ci sono segnali di cattivo umore?
Il dipendente ha vissuto un cambiamento importante nella sua vita?

Se la risposta a una qualsiasi delle domande precedenti è sì, il manager dovrebbe riconoscere che il dipendente potrebbe avere problemi di salute emotiva. In questo scenario, un manager potrebbe voler prima discutere la situazione con il rappresentante delle risorse umane (HR) prima di affrontarla con il dipendente.

Fase due: prepararsi all’azione.

È importante che il manager rifletta esattamente su cosa deve essere comunicato al dipendente e si attenga a quei punti. Ciò dovrebbe includere il modo in cui il comportamento sta influenzando gli altri, il comportamento desiderato e le conseguenze se il comportamento non cambia. Tenendo presente che il linguaggio del corpo e il tono della voce sono una parte importante del triangolo della comunicazione, il manager dovrebbe anche considerare come comunicare al meglio empatia e rispetto durante l’incontro. Si consiglia di esercitarsi in anticipo con un membro delle risorse umane o un mentore professionista se il manager si sente ansioso. Alcuni datori di lavoro forniscono l’accesso a programmi di supporto per i manager, in cui i consulenti possono guidare i manager attraverso situazioni difficili. Se questa risorsa è disponibile, può essere molto utile.

Fase tre: incontro con il dipendente.

Le conversazioni delicate con i dipendenti dovrebbero sempre svolgersi in un ambiente privato, sebbene in alcune situazioni sia accettabile coinvolgere un rappresentante delle risorse umane o un altro responsabile. È meglio essere diretti, concentrandosi sui punti chiave sviluppati nel secondo passaggio. Al dipendente dovrebbe essere data l’opportunità di condividere un feedback pertinente e di offrire potenziali soluzioni al problema. Una volta che il responsabile ha ascoltato il feedback, si possono discutere i passaggi successivi. Ciò potrebbe comportare la fornitura di risorse per aiutare il dipendente a realizzare il cambiamento desiderato. Entro la fine della conversazione, il dipendente dovrebbe avere una chiara comprensione di

quale comportamento deve cambiare e perché
il nuovo comportamento che ci si aspetta
risorse disponibili (se presenti) per aiutare il dipendente a soddisfare le aspettative
tempistiche per soddisfare le aspettative
conseguenze del mancato raggiungimento delle aspettative
data e ora del follow-up

Si consiglia ai manager di documentare le proprie conversazioni, anche se non è richiesto dai rispettivi dipartimenti delle risorse umane.

Fase quattro: avviare una conversazione di follow-up.

Durante la riunione di follow-up, il manager dovrebbe notare in quale misura le aspettative vengono soddisfatte. Se il dipendente ha avuto successo nell’adottare il nuovo comportamento, è importante riconoscere tale risultato e trasmettere apprezzamento. D’altro canto, se il cambiamento è sporadico o inesistente, sono necessarie azioni continue come identificato nella riunione iniziale. È comprensibile che i manager possano essere riluttanti a discutere argomenti difficili con i propri dipendenti. Può essere imbarazzante sia per il manager che per il dipendente. Tuttavia, gestire la situazione con competenza e sensibilità, non solo avvantaggia il reparto, ma è anche nel migliore interesse del dipendente.

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Questo articolo è solo a scopo informativo. I manager dovrebbero consultare il loro dipartimento HR per istruzioni e policy specifiche relative alla disciplina dei dipendenti.