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La présente politique de confidentialité (« Politique ») décrit comment Workplace Options (« WPO », « nous », « notre » ou « nos ») recueille, protège et utilise les informations personnelles identifiables (« Informations Personnelles ») que vous (« Utilisateur », « vous » ou « votre ») pouvez fournir en utilisant l’un de ses produits ou services (collectivement, « Services PAE » ou « Services »). Elle décrit également les choix qui s’offrent à vous en ce qui concerne l’utilisation de vos Informations Personnelles et la manière dont vous pouvez accéder à ces informations ainsi que les modifier. Cette Politique ne s’applique pas aux pratiques d’entreprises que nous ne possédons pas ou ne contrôlons pas, ni aux personnes que nous n’employons ou ne gérons pas.

Droit Applicable

WPO s’engage à protéger toute information personnelle et privée, conformément à toutes les lois, réglementations et normes applicables, lesquelles incluent sans s’y limiter toutes les normes établies aux États-Unis en vertu de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie, HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act), et au Royaume-Uni en vertu de la loi sur la protection des données (Data Protection Act) de 2018. En cas d’utilisation de nos services au sein de l’Union européenne, le WPO est soumis au bouclier de protection des données, au règlement général sur la protection des données (règlement (UE) n°2016/679), en vigueur depuis le 25 mai 2018, et à toute législation nationale menant à bien les réglementations qui précèdent. WPO est conforme au Swiss-U.S. Cadre du bouclier de protection des données tel que défini par le département américain du commerce concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de la Suisse aux États-Unis.

À quoi sert cette Politique de Confidentialité

Notre politique de confidentialité est conçue pour protéger la vie privée des individus. Elle explique quelles informations nous collectons auprès des visiteurs de ce site et des membres à qui nous fournissons des services en utilisant nos sites web, nos applications et divers services basés sur des plateformes pendant toute la durée de notre relation, comment nous utilisons ces informations et comment les visiteurs et/ou les membres peuvent modifier et vérifier la manière dont les informations fournies sont utilisées. Nous mettrons à jour cette politique de temps à autre afin de protéger vos informations personnelles. Nous vous encourageons donc à revoir cette politique occasionnellement pour vous tenir au courant de la manière dont nous utilisons et protégeons vos informations et améliorons continuellement le contenu de nos sites web/applications mobiles, ainsi qu’améliorons nos services. Si nous apportons des modifications importantes à la collecte, à l’utilisation et/ou à la divulgation des informations personnelles que vous nous fournissez, nous vous en informerons en publiant un avis clair et visible. Avant d’utiliser nos services, vous êtes invité à accepter les termes de la présente Politique de Confidentialité.

WPO maintient des mesures de protection administratives, techniques et physiques appropriées, conçues pour protéger vos informations personnelles conformément à la législation en vigueur. WPO utilise sur ce site web un système de cryptage conforme aux normes du secteur. WPO n’évaluera pas l’ordinateur, la tablette, ou tout autre appareil mobile que vous pourriez utiliser pour accéder aux services de WPO, afin d’assurer le traitement sécurisé de vos informations personnelles. WPO décline toute responsabilité pour toute perte résultant d’éventuelles insuffisances en matière de sécurité et de protection des données provenant de vos propres appareils électroniques.

Quel type d’informations collectons-nous ?

Vous devez être inscrit auprès de WPO pour avoir accès à nos services. WPO peut recueillir certaines informations à partir de fonctions interactives telles que les enquêtes en ligne, les formulaires de contact et d’inscription, et par l’utilisation de « cookies ». Les informations que WPO reçoit de cette manière dépendent des paramètres de votre navigateur. Par exemple si vous visitez ce site web pour lire ou télécharger des informations, telles que des informations sur un problème de santé ou sur l’un des produits de WPO, WPO peut recueillir certaines informations anonymes, d’accès libre et non personnelles vous concernant à partir de votre ordinateur, y compris le type de logiciel de navigation que vous utilisez, les liens sur lesquels vous cliquez, les données de trafic, le nom de votre domaine internet, l’adresse Internet du site web utilisé pour y accéder, les données de localisation, les pages que vous avez visité sur le site web, les journaux web et autres données de communication.

En fonction de vos choix, produits et services (p. ex. pour les services comportementaux et de santé), WPO peut, avec votre consentement explicite, collecter et traiter des informations personnelles, qui peuvent inclure :

• nom
• date de naissance/autres registres d’état civil
• adresse e-mail
• adresse physique/postale
• numéro de téléphone
• origine raciale ou ethnique
• orientation sexuelle ou croyances religieuses
• numéro d’identification privé / numéro de résidence
• informations de santé personnelles
• informations de santé familiales

Les utilisateurs qui ne savent pas quelles informations sont obligatoires sont invités à nous contacter.

Pour certains services (conseil par téléphone et chat anonyme), les utilisateurs sont libres de rester anonymes. Toutefois, nous ne pourrons fournir que des services limités. Les utilisateurs qui ne savent pas quelles sont les informations nécessaires et indispensable à la prestation complète de services, sont invités à nous contacter et à en discuter avec notre conseiller lorsqu’ils sont mis en relation avec nos services.

Outre les données mentionnées ci-dessus,WPO peut collecter des données supplémentaires en fonction de la plateforme que vous utilisez pour contacter WPO (application mobile, application Teams, etc.). Les détails sont énumérés dans les sections ci-dessous.

Quel type d’informations collectons-nous (Application Mobile) ?

Lorsque vous utilisez l’Application Mobile, nos serveurs enregistrent automatiquement les informations que votre appareil envoie. Ces données peuvent comprendre des informations telles que l’adresse IP et la localisation de votre appareil, le nom et la version de l’appareil, le type et la version du système d’exploitation, les préférences linguistiques, les informations que vous recherchez dans notre application, les heures et les dates d’accès et autres statistiques. Vous pourrez contrôler les autorisations de localisation et autres paramètres spécifiques à votre appareil (par exemple, la localisation, les notifications). Si vous choisissez de ne pas autoriser l’accès, certains services risquent de ne pas fonctionner comme prévu.

Si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités de l’Application Mobile, il vous sera demandé de fournir certaines informations personnelles (par exemple, votre nom et adresse e-mail). Nous recevons et stockons toute information que vous nous fournissez sciemment lorsque vous créez un compte ou remplissez un formulaire en ligne dans l’application. Si vous choisissez de ne pas nous fournir vos Informations Personnelles, vous ne pourrez peut-être pas profiter des fonctionnalités de l’Application Mobile. Les utilisateurs qui ne savent pas quelles informations sont obligatoires sont invités à nous contacter.

Quel type d’informations collectons-nous (Traitement des Paiements) ?

Nous utilisons un tiers pour traiter les paiements sur notre site web. Dans le cadre du traitement de ces paiements, nous ne conservons aucune information personnelle identifiable ni aucune information financière telle que les numéros de carte de crédit. Toutes ces informations sont fournies directement à notre tiers traitant, Stripe, où l’utilisation de vos informations personnelles est régie par sa politique de confidentialité, qui peut être consultée à l’adresse suivante : https://stripe.com/us/privacy.

Quel type d’informations collectons-nous (Adapt) ?

Nous utilisons SurveyMonkey pour mener cette étude. Nous ne recueillons et ne conservons aucune information permettant d’identifier une personne. SurveyMonkey utilise des cookies pour gérer efficacement le sondage. Vous trouverez de plus amples informations sur les cookies ici.

Cookies

Pour le fonctionnement des Services, nous pouvons utiliser une technologie appelée « cookies ». Un cookie est un élément d’information que l’ordinateur hébergeant nos Services donne à votre navigateur lorsque vous accédez à ces Services. Nos cookies contribuent à fournir des fonctionnalités supplémentaires aux Services et nous aident à analyser plus précisément l’utilisation des Services. Par exemple, nos Services peuvent définir un cookie sur votre navigateur qui vous permet d’accéder aux Services sans avoir besoin de vous souvenir d’un mot de passe qu’il vous faudrait ensuite remplir plus d’une fois lors de l’utilisation des Services et/ou pour maintenir une session connectée. Dans tous les cas où nous utilisons les cookies, nous ne collectons pas de Données Personnelles, sauf si vous nous en donnez l’autorisation. Sur la plupart des navigateurs, vous trouverez une section « aide » sur la barre d’outils. Veuillez vous référer à cette section pour savoir comment recevoir une notification lorsque vous recevez un nouveau cookie, et comment désactiver les cookies. Nous vous recommandons de laisser les cookies activés, car ils vous permettent de profiter de certaines fonctionnalités des Services.

Gestion des informations personnelles

Vous avez la possibilité d’accéder à certaines informations personnelles vous concernant, de les modifier et de les supprimer. Les informations que vous pouvez consulter, modifier et supprimer peuvent changer selon les Services. Toutefois, lorsque vous modifiez des informations, nous pouvons conserver une copie des informations originales dans nos dossiers. Nous conserverons et utiliserons vos Informations Personnelles pendant le temps nécessaire afin de nous conformer à nos obligations légales, résoudre les litiges et faire respecter nos accords, sauf si une période de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi. Nous pouvons utiliser toute donnée agrégée dérivée ou incorporant vos Informations Personnelles après que vous les ayez modifiées ou supprimées, mais pas de façon à pouvoir vous identifier personnellement. À des fins statistiques, nous n’utilisons que des données anonymes. Une fois la période de conservation expirée, les informations personnelles sont supprimées ou rendues anonymes. Ainsi, les droits d’accès, d’effacement, de rectification et de portabilité des données ne peuvent pas être appliqués après l’expiration de la période de conservation.

Comment vos informations personnelles seront-elles utilisées ?

Toutes les informations que nous collectons à votre sujet peuvent être utilisées pour vous fournir des services, vous contacter en rapport avec nos services, vous tenir au courant de nos offres, personnaliser votre expérience, améliorer nos services/produits, améliorer le service clientèle et répondre aux questions et e-mails de nos clients, envoyer des e-mails de notification tels que des rappels de mots de passe, des mises à jour, etc. Les informations recueillies automatiquement ne sont utilisées que pour identifier des cas potentiels d’abus et établir des informations statistiques concernant le trafic et l’utilisation des sites web et des applications mobiles. Ces informations statistiques ne sont par ailleurs pas regroupées de manière à identifier un utilisateur particulier du système.

Votre employeur n’aura pas accès à vos données à caractère personnel stockées dans les systèmes de WPO. Néanmoins, si votre employeur propose un programme incitatif offrant des récompenses pour l’achèvement de programmes en ligne de WPO, WPO peut, pourvu que vous y ayez expressément consenti en cochant la case ad hoc sur la page d’enregistrement, partager vos données à caractère personnel avec votre employeur, en ce compris votre nom, votre identifiant d’employé et les détails des programmes ou évaluations en ligne que vous avez achevés, dates incluses. Ni les résultats ni les réponses de vos programmes en ligne ne seront divulgués à votre employeur dans le cadre d’un programme incitatif.

Si votre employeur met à disposition un plan de coaching incluant une prise de contact par un coach WPO, un coach peut, pourvu que vous y ayez expressément consenti en cochant la case ad hoc sur la page d’enregistrement, vous contacter en utilisant les coordonnées et préférences que vous avez renseignées. Votre employeur ne recevra aucun détail sur le contenu de votre discussion avec un coach ; cependant, WPO peut partager avec votre employeur vos données à caractère personnel, en ce compris votre nom, votre identifiant d’employé et le nombre de séances de coaching que vous avez achevées, dates incluses.

WPO est le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées directement auprès des membres de nos Services. Nous pouvons traiter les informations personnelles vous concernant si l’une des conditions suivantes s’applique : (i) Vous avez donné votre consentement pour un ou plusieurs objectifs spécifiques. Veuillez noter que certaines législations nous permettent de traiter des informations jusqu’à ce que vous vous y opposiez (en les désactivant), sans avoir à dépendre du consentement ou de l’une des bases juridiques ci-après. Toutefois, cette disposition ne s’applique pas lorsque le traitement des données à caractère Personnel est soumis à la législation européenne en matière de protection des données ; (ii) La collecte d’informations est nécessaire pour assurer l’exécution d’un accord conclu avec vous et/ou pour toute obligation précontractuelle y afférente ; (iii) Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle vous êtes soumis ; (iv) Le traitement est lié à une mission effectuée dans l’intérêt public ou dans l’exercice de l’autorité publique dont nous sommes investis ; (v) Le traitement est nécessaire à des fins d’intérêts légitimes poursuivis par nous ou par un tiers. Dans tous les cas, nous serons heureux de clarifier la base juridique spécifique s’appliquant au traitement, notamment si la collecte d’Informations Personnelles est une exigence légale ou contractuelle, ou une exigence nécessaire afin de conclure un contrat.

Transfert et Stockage des Informations

WPO peut transférer les données à caractère personnel collectées à votre sujet à des pays autres que celui dans lequel lesdites données ont été collectées à l’origine. Ce transfert se fera vers un centre de services exploité par WPO ou vers l’un des réseaux de prestataires de WPO, de manière à vous fournir le service que vous avez demandé. WPO adhère aux garanties adéquates requises pour les transferts internationaux de vos informations personnelles en dehors de l’Espace économique européen. Si vous résidez dans l’Union européenne ou en Suisse, WPO peut transférer des données en dehors de l’Union européenne conformément aux normes établies par le droit de l’Union européenne, y compris les dérogations fondées sur l’article 49 du RGPD, les clauses modèles de l’UE . Néanmoins, l’accès à vos informations personnelles peut être fourni uniquement sur la base du «besoin d’en connaître» afin que WPO puisse fournir ses services à votre demande; vos informations personnelles ne seront divulguées à aucune autre personne ou entité autre que dans des rapports globaux ou sous une forme anonymisée sans votre consentement. Le stockage des données personnelles de l’EEE est maintenu dans l’Union européenne elle-même.

Avec qui partageons-nous vos informations ?

Nous ne vendons pas votre adresse e-mail ou autres informations vous identifiants à des tiers. Toutefois, nous partageons vos informations avec des sociétés qui font partie de WPO, y compris nos centres de distribution mondiaux, ou avec des tiers sélectionnés afin de poursuivre les objectifs énoncés dans la présente politique, dans le cadre d’autres contacts avec vous ou sur le site (p. ex. le « publipostage », qui vous envoie de la publicité et des informations supplémentaires susceptibles de vous intéresser).

Nous divulguons les données vous concernant à des tiers lorsque nous estimons en toute bonne foi être tenus par la loi ou par un processus légal de répondre à des réclamations ou de protéger les droits, la propriété ou la sécurité de WPO ou de tiers.

Quelles données pouvons-nous être tenus de divulguer ?
Dans certaines circonstances, WPO peut être tenu de divulguer des données à caractère personnel. Ces circonstances incluent celles énoncées à l’article 6, paragraphe 1, du RGPD, lequel énonce que le traitement n’est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :

• la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
• le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
• le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
• le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique ;
• le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
• le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.

Quels sont vos droits ?
Vous disposez de certains droits concernant les données à caractère personnel que WPO collecte et conserve à votre sujet. WPO vous offre un choix quant aux données à caractère personnel collectées, à la manière dont ces données sont utilisées et à la manière dont WPO communique avec vous :

• Vous pouvez vous attendre à ce que WPO collecte et traite vos données à caractère personnel de manière équitable et conformément à la loi applicable.
• Vous pouvez choisir de ne pas fournir de données à caractère personnel à WPO en vous abstenant de réaliser des opérations électroniques.
• Vous pouvez décider de ne pas avoir de numéro d’identification de cookie unique assigné à votre ordinateur.
• Vos données à caractère personnel peuvent être utilisées à des fins d’analyse statistique et d’établissement de rapports d’une manière qui ne permette nullement de vous identifier.
• Vous pouvez consentir à la divulgation de certaines ou de l’ensemble de vos données à caractère personnel à quelque individu ou organisation que ce soit en donnant votre assentiment à WPO ; dans le cas contraire, vos données à caractère personnel ne seront pas divulguées systématiquement, sauf si WPO y est légalement tenu.
• Vous pouvez retirer tout assentiment précédemment donné à WPO ou, pour des motifs légitimes, vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel ou de catégories spécifiques de données que vous considérez comme sensibles.
• Vous disposez du droit à la portabilité de vos données et pouvez donc récupérer et réutiliser vos données à caractère personnel à des fins qui vous sont propres.
• Vous disposez du droit à demander à tout moment la correction de toute erreur figurant dans vos données à caractère personnel collectées et traitées par WPO.
• Vous disposez du droit à porter plainte auprès de toute autorité de contrôle.
• Vous disposez du droit, dans certaines circonstances, à invoquer un arbitrage exécutoire pour résoudre tout litige concernant la collecte, le traitement, la conservation et/ou la divulgation de vos données à caractère personnel.
• Vous pouvez, sous réserve des exigences légales locales, disposer du droit à (a) demander l’accès aux données à caractère personnel que WPO collecte et conserve à votre sujet et recevoir les informations y afférentes ; (b) actualiser et rectifier les inexactitudes figurant dans vos données à caractère personnel ; et (c) demander le blocage ou l’effacement de vos données à caractère personnel, selon ce qu’il convient.
• Vous disposez du droit à demander à WPO de ne plus collecter vos données à caractère personnel à des fins informatives (par exemple pour vous envoyer des informations par e-mail ou par SMS ou pour vous demander votre avis sur des produits et services de WPO) en retirant votre consentement. Vous pouvez faire valoir votre droit de retrait à tout moment en contactant WPO.

Conformément aux principes du bouclier de protection, WPO s’engage à régler les plaintes relatives à la façon dont nous collectons ou utilisons vos données à caractère personnel. WPO est soumis aux pouvoirs d’enquête et d’exécution de la Federal Trade Commission (États-Unis). Les individus domiciliés dans l’Union européenne et/ou en Suisse et ayant des demandes ou plaintes concernant notre politique afférente au bouclier de protection doivent d’abord contacter WPO à : dataprotection@workplaceoptions.com

WPO s’est par ailleurs engagé à coopérer avec le panel formé par les autorités chargées de la protection des données de l’Union européenne et le Préposé fédéral suisse à la protection des données pour les plaintes non résolues liées au bouclier de protection et portant sur les données transférées depuis l’UE et la Suisse.

Données personnelles des enfants

Les mineurs ne bénéficient de service que sur la base du consentement de leurs parents ou tuteurs légaux. Nous encourageons les parents et les tuteurs légaux à surveiller l’utilisation d’internet de leurs enfants et à contribuer à l’application de cette politique en donnant pour instruction aux enfants de ne jamais fournir d’Informations Personnelles par le biais de notre service sans leur autorisation. Si vous avez des raisons de croire qu’un enfant de moins de 18 ans nous a fourni des Informations Personnelles, veuillez nous contacter. Vous devez également avoir au moins 18 ans pour consentir au traitement de vos Informations Personnelles dans votre pays (dans certains pays, nous pouvons autoriser votre parent ou tuteur à le faire en votre nom).

Sécurité de vos données
Les données à caractère personnel qui nous sont transmises seront sécurisées au moyen de toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles, de manière à ce qu’elles soient inaccessibles à tout tiers non habilité. Il est conseillé d’utiliser le service postal pour envoyer des données ou informations particulièrement sensibles, étant donné l’impossibilité de garantir la sécurité totale des données par e-mail.

Durée du stockage
Nous stockerons les données à caractère personnel que vous nous transmettez pendant la durée de l’utilisation du site internet ou, dans le cas de la fourniture d’informations, de services ou d’assistance, jusqu’à l’expiration du délai de stockage légal, dans le respect des principes fondamentaux du RGPD et de la BDSG (loi fédérale allemande relative à la protection des données) lorsqu’ils s’appliquent.

Violation de données

Dans le cas où nous nous rendrions compte que la sécurité des applications et/ou de la plateforme a été compromise ou que les Informations Personnelles des utilisateurs ont été divulguées à des tiers extérieurs à la suite d’une activité externe, comprenant, sans s’y limiter, des attaques de sécurité ou des fraudes, nous nous réservons le droit de prendre des mesures raisonnablement appropriées, lesquelles incluent sans s’y limiter, des enquêtes et des rapports, ainsi que la notification aux autorités chargées de l’application de la loi et la coopération avec celles-ci. En cas de violation de données, nous ferons tout notre possible pour informer les personnes concernées si nous pensons qu’il existe un risque justifié de préjudice pour l’utilisateur à la suite de la violation, ou si la notification est requise par la loi.

Divulgation juridique

Nous divulguerons toute information que nous collectons, utilisons ou recevons si la loi l’exige ou le permet, par exemple pour nous conformer à une citation à comparaître ou à une procédure juridique similaire, et lorsque nous pensons sincèrement que la divulgation est nécessaire pour protéger nos droits, assurer votre sécurité ou celle d’autrui, enquêter sur une fraude, ou répondre à une demande gouvernementale. En cas de transition commerciale, telle qu’une fusion ou un achat par une autre société, ou la vente de tout ou d’une partie de ses actifs, votre compte d’utilisateur et vos informations personnelles figureront probablement parmi les actifs transférés.

Autres questions ou préoccupations
Si vous avez la moindre question ou préoccupation concernant nos règles de confidentialité ou la collecte de vos données, vous pouvez nous contacter à tout moment à l’adresse suivante :

Data Protection Officer of Workplace Options
Robert Niedermeier,
Data Business Services GmbH & Co. KG
dataprotection@workplaceoptions.com

Gardez à l’esprit que l’e-mail n’est pas le moyen de communication le plus sûr. Nous vous recommandons donc de ne pas envoyer de données personnelles confidentielles par e-mail en premier choix.

Lieu de juridiction et droit applicable
La présente déclaration de confidentialité (ci-après la « déclaration ») est régie par les lois de l’État de Caroline du Nord, dans la mesure où elles ne sont pas invalidées par une loi locale applicable telle que le RGPD pour les personnes concernées au sein de l’EEE. Vous consentez de manière irrévocable à la compétence des cours et tribunaux sis dans le comté de Wake, Caroline du Nord, États-Unis, pour toute poursuite découlant de la présente déclaration ou s’y rapportant, si aucune loi locale ne vous donne le droit inévitable de vous présenter devant votre juridiction locale. Si les informations et contenus présentés sur ce site internet incluent la vente de produits (par exemple de publications ou livres), les droits et obligations pouvant vous revenir ou revenir à WPO ne seront pas régis par la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises, et son application est exclue. Vous pouvez accéder à ce site à partir de n’importe quelle région du monde. Si votre recours à un service offert par ce site internet enfreint les lois de votre région, WPO vous demande respectueusement de ne pas utiliser ce site internet ; il vous appartient de connaître et comprendre les lois de votre région ainsi que votre conformité à celles-ci.

Acceptation de cette politique

Vous reconnaissez avoir lu la présente Politique et en acceptez toutes les conditions. En utilisant le site web/les applications ou ses Services, vous acceptez d’être lié par cette Politique. Si vous n’acceptez pas de respecter les conditions de la présente Politique, vous n’êtes pas autorisé à utiliser ou à accéder à notre site web/application et à ses Services.

Lisez nos conditions d’utilisation